Muera el PowerPoint

BE13

“La gente que sabe de lo que está hablando no necesita PowerPoint”

Steve Jobs

Cuando un equipo ejecutivo se reúne a trabajar, una pregunta que sirve para entender la importancia de la reunión es ¿qué es aquello que tenemos que lograr juntos durante esta reunión, que es mucho más importante que lo que podemos hacer en el mismo tiempo por separado?

Normalmente, en las organizaciones convencionales y a raíz del nacimiento del PowerPoint, se adoptó como forma efectiva del trabajo la mecánica del las “presentaciones”. Prácticamente en todas las empresas en las que hemos trabajado, observamos que la cultura de la presentación prevalece y que las juntas, más allá de ser un espacio en el que la gente piensa y trabaja, es un espacio en el que los asistentes se reúnen pasivamente a ver presentaciones. Aquí y allá escuchamos la queja de que ya no es posible tener más juntas sólo para ver prestaciones. Observamos que en su agenda, los managers dedican horas junto con sus equipos, sólo para preparar la presentación para el director. Esto sencillamente ya no es eficaz porque, como hemos dicho en otros casos, la complejidad a la que nos enfrentamos es cada vez mayor. Es decir, hace 20 ó 30 años era factible presentar en los famosos acetatos, gráficas de pronósticos del crecimiento del mercado y el plan de negocio para ese año; porque la predictibilidad y la especialización lo permitían.

Hoy, estamos observando que la información en tiempo real, es decir “viva”, está disponible y esto permite tomar decisiones mucho más ágiles.  Por lo mismo, el tiempo que dedica un equipo a preparar una presentación es directamente proporcional al tiempo que resta para pensar y decidir. Normalmente en las juntas de hoy, cuando se “hace” la presentación, el equipo destina la mayor parte de la reunión a “verla” y típicamente el 15% del tiempo restante se destina al análisis y la toma de decisiones, lo que deja temas sin tratar y esto comúnmente lleva a otra reunión.  “Ok, trabajen en ello y lo revisamos en la siguiente junta”. Es decir las juntas no son efectivas, o suficientemente efectivas. Y si en la cultura prevalece el estilo jerárquico; menos pues la presentación se hace, literalmente para el de mayor rango.

En contraparte, cuando se trata de organizaciones más versátiles, encontramos que existe, en el equipo, consciencia del valor del tiempo “en colectivo” que se ve como el recurso más caro que tiene la organización y por lo mismo, hay que aprovecharlo.

Al reunir al equipo ejecutivo de la empresa ¿qué podría ser más importante que tomar decisiones? Nada. Todo lo que no sea tomar decisiones en conjunto, aleja a la organización de su capacidad de ejecución constante frente la complejidad. Así pues, en la cultura de las empresas se vuelve cada vez más urgente “matar el powerpoint”. Cuando el equipo está reunido, es preciso que hagan sólo tres cosas: pensar, decidir y comprometerse. Estas son las únicas tres acciones que por costo beneficio justifican que el equipo se reúna. Cada vez que la dirección se reúne a observar una presentación, reduciendo su tiempo de pensar, decidir y comprometerse, el negocio está perdiendo una oportunidad fundamental de maniobra.

Más adelante exploraremos un formato consciente para juntas efectivas, por hoy lo que queremos traer a la conversación de los equipos que hacen juntas, es esta reflexión central: no hay nada que justifique que un equipo de dirección pasen tiempo juntos si no es para pensar, decidir y comprometerse, lo demás podríamos llamarlo actividades sociales.

Muera el PowerPoint

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