Kill PowerPoint

BE13

“People who know what they’re talking about don’t need PowerPoint”

Steve Jobs

When an executive team meets to work, a question that helps understand the value of the meeting is: what do we have to achieve together during this meeting that is much more important than what we can do separately during that same time?

Normally, in conventional organizations and following the birth of PowerPoint, the presentation formula was adopted as an effective way to work. In practically in all the companies we have worked, we’ve observed that the presentation culture prevails and meetings, rather than being a space where people think and work, it’s a place where attendees gather passively to ‘watch’ the presentations.

We’ve heard here and there, complaints about no longer wanting to have meetings if it’s just to watch presentations. We’ve seen managers and teams spend hours to prepare presentations just for their boss. This is simply not efficient. As we have said before, the complexity we are experiencing today is greater than it used to. Twenty or thirty years ago, it was viable to use acetates for presentations with forecast graphs of market growth and business plans because predictability and specialization allowed it. Today, however, information in real time, ergo ‘live’, is available and this enables real time decision-making. Therefore, time spent with our team preparing presentations diminishes the time we have to think and decide, add value that is.

In meetings, when we ‘present’, the rest spends most of the meeting time ‘watching’ it and normally only 15% of the remaining time is used for analyzing and decision-making, leaving out issues to be addressed, normally needing a follow up meeting. “Ok, work on it and we’ll review it on our next meeting.” That is to say, meetings are not efficient, at least not enough. If in the business culture the hierarchic system prevails, it’s even less efficient because the presentation is made ‘for the boss’.

In contrast, in resourceful organizations we have found, that teams are aware of the ‘collective’ time value and it’s seen as the most expensive resource the organization has, therefore it must be taken seriously. What could be more important than making decisions, while having the executive team of the company gathered? Nothing. Everything that isn’t making decisions collectively separates the organization from its capacity of constant execution while facing complexity.

Thus, within the corporate culture it is increasingly urgent to ‘kill the PowerPoint’. Because when the team gathers, it’s mandatory to accomplish three things: think, decide and commit.

These are the only three actions that justify, from the cost-benefit perspective, getting the team together. Every time,  management gathers to observe presentations, reducing their thinking, deciding and committing, the organization is losing a key opportunity to maneuver.

Later on, we will explore a conscious format for effective meetings. But what we want to bring today to team conversations that have meetings is this central thought: there is nothing that justifies that a executive team spends time together if it’s not to think, decide and commit. Everything else could be called social activities.

Kill PowerPoint

Muera el PowerPoint

BE13

“La gente que sabe de lo que está hablando no necesita PowerPoint”

Steve Jobs

Cuando un equipo ejecutivo se reúne a trabajar, una pregunta que sirve para entender la importancia de la reunión es ¿qué es aquello que tenemos que lograr juntos durante esta reunión, que es mucho más importante que lo que podemos hacer en el mismo tiempo por separado?

Normalmente, en las organizaciones convencionales y a raíz del nacimiento del PowerPoint, se adoptó como forma efectiva del trabajo la mecánica del las “presentaciones”. Prácticamente en todas las empresas en las que hemos trabajado, observamos que la cultura de la presentación prevalece y que las juntas, más allá de ser un espacio en el que la gente piensa y trabaja, es un espacio en el que los asistentes se reúnen pasivamente a ver presentaciones. Aquí y allá escuchamos la queja de que ya no es posible tener más juntas sólo para ver prestaciones. Observamos que en su agenda, los managers dedican horas junto con sus equipos, sólo para preparar la presentación para el director. Esto sencillamente ya no es eficaz porque, como hemos dicho en otros casos, la complejidad a la que nos enfrentamos es cada vez mayor. Es decir, hace 20 ó 30 años era factible presentar en los famosos acetatos, gráficas de pronósticos del crecimiento del mercado y el plan de negocio para ese año; porque la predictibilidad y la especialización lo permitían.

Hoy, estamos observando que la información en tiempo real, es decir “viva”, está disponible y esto permite tomar decisiones mucho más ágiles.  Por lo mismo, el tiempo que dedica un equipo a preparar una presentación es directamente proporcional al tiempo que resta para pensar y decidir. Normalmente en las juntas de hoy, cuando se “hace” la presentación, el equipo destina la mayor parte de la reunión a “verla” y típicamente el 15% del tiempo restante se destina al análisis y la toma de decisiones, lo que deja temas sin tratar y esto comúnmente lleva a otra reunión.  “Ok, trabajen en ello y lo revisamos en la siguiente junta”. Es decir las juntas no son efectivas, o suficientemente efectivas. Y si en la cultura prevalece el estilo jerárquico; menos pues la presentación se hace, literalmente para el de mayor rango.

En contraparte, cuando se trata de organizaciones más versátiles, encontramos que existe, en el equipo, consciencia del valor del tiempo “en colectivo” que se ve como el recurso más caro que tiene la organización y por lo mismo, hay que aprovecharlo.

Al reunir al equipo ejecutivo de la empresa ¿qué podría ser más importante que tomar decisiones? Nada. Todo lo que no sea tomar decisiones en conjunto, aleja a la organización de su capacidad de ejecución constante frente la complejidad. Así pues, en la cultura de las empresas se vuelve cada vez más urgente “matar el powerpoint”. Cuando el equipo está reunido, es preciso que hagan sólo tres cosas: pensar, decidir y comprometerse. Estas son las únicas tres acciones que por costo beneficio justifican que el equipo se reúna. Cada vez que la dirección se reúne a observar una presentación, reduciendo su tiempo de pensar, decidir y comprometerse, el negocio está perdiendo una oportunidad fundamental de maniobra.

Más adelante exploraremos un formato consciente para juntas efectivas, por hoy lo que queremos traer a la conversación de los equipos que hacen juntas, es esta reflexión central: no hay nada que justifique que un equipo de dirección pasen tiempo juntos si no es para pensar, decidir y comprometerse, lo demás podríamos llamarlo actividades sociales.

Muera el PowerPoint